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ARCHIVIERUNG WIRD ZUR GESETZLICHEN PFLICHT – OHNE WEITERE HINTERTÜREN

Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Es wird keine Hintertüren mehr geben.

Das heißt konkret:

Betroffen sind Unternehmen, die digitalen Geschäftsverkehr durchführen. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS spätestens zum 31. Dezember 2016 gehandelt werden!

Was muss archiviert werden?

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird.
Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Archivierung von Dateianhängen

E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen (Datenschutz). 

Gründe für eine E-Mail Archivierung

  • Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren (GoBD)
  • Wiederherstellung verloren gegangener E-Mails ist jederzeit möglich
  • schneller Zugriff und hervorragende Suchmöglichkeiten für die gespeicherten Mails und Anhänge

Einen ausführlichen Leitfaden zur E-Mail Archivierung finden Sie hier:

Leitfaden E-Mail Archivierung

 

Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten - wir beraten Sie gerne!

Umsetzung: www.bms-ts.info